Dalam melakukan kerjasama antar bisnis, terkadang diperlukan surat penawaran harga sebagai tanda keseriusan dalam bertransaksi. Surat penawaran harga atau quotation letter merupakan dokumen yang berisi rincian harga produk dan jasa yang akan ditawarkan kepada klien.
Apabila penawaran yang dituju untuk klien internasional, kemungkinan surat ini dibutuhkan dalam bahasa Inggris. Sebelum masuk ke contoh, kamu perlu tahu terlebih dahulu, apa saja rincian yang harus dicantumkan. Surat penawaran harga dalam bahasa Inggris membutuhkan data detail mengenai produk yang ditawarkan.
Elemen Surat Penawaran Harga
Untuk penulisan surat penawaran harga dalam bahasa Inggris, pastikan semua elemen masuk ke dalam surat.
1. Nama dan deskripsi produk
Produk yang ditawarkan perlu dijelaskan, dari nama hingga deskripsi mengenai produk tersebut. Hal ini meminimalkan kesalahpahaman antar pihak.
2. Total produk
Selain nama dan deskripsi, besaran total produk yang ditawarkan juga perlu dicantumkan agar klien dapat dapat memahami secara jelas dan akurat mengenai kuantitas produk yang tersedia.
3. Harga tiap produk
Untuk meningkatkan transparansi, harga tiap produk yang ditawarkan perlu dicantumkan. Dengan ini, klien dapat melakukan negosiasi yang lebih efektif.
4. Syarat dan ketentuan
Agar informasi lebih detail, surat penawaran harga perlu mencantumkan informasi mengenai syarat dan ketentuan terkait pembayaran, pengiriman, pengembalian, dan pembatalan.
5. Masa berlaku penawaran
Periode berlakunya penawaran dengan harga yang tertera, perlu dicantumkan guna memudahkan klien untuk mengambil keputusan.
6. Informasi kontak
Terakhir, untuk memastikan kelancaran komunikasi antar pihak, cantumkan informasi kontak yang bisa dihubungi untuk pertanyaan lebih lanjut.
Meskipun sama-sama berkaitan dengan transaksi dan berhubungan dengan harga, surat penawaran harga (quotation letter) dengan faktur (invoice) itu berbeda, ya, Sobat Cakap. Namun, memang keduanya memiliki tujuan yang sama, yakni memastikan kedua belah pihak memahami rincian transaksi yang akurat.
Perbedaan Surat Penawaran Harga dengan Faktur
Agar Sobat Cakap lebih paham mengenai perbedaan dari surat penawaran harga dan faktur, berikut penjelasannya:
| Surat Penawaran Harga | Faktur |
| Berisi penawaran harga kepada klien | Berisi rincian pembelian untuk lanjut pada proses pembayaran |
| Digunakan di tahap awal sebelum mencapai kesepakatan | Digunakan setelah kesepakatan terjadi |
| Memiliki masa berlaku | Tidak memiliki masa berlaku, tetapi memiliki jatuh tempo pembayaran |
| Meminta persetujuan dari klien atas harga yang ditawarkan | Menunjukkan bahwa kedua belah pihak telah setuju dengan harga yang ditawarkan |
Nah, itulah perbedaan dari kedua dokumen penting terkait transaksi yang mungkin Sobat Cakap sering gunakan dalam berbisnis. Setelah mengetahui perbedaannya, saatnya melihat contoh penulisan surat penawaran harga dalam bahasa Inggris.
Baca juga: 5 Contoh Surat Penawaran Barang yang Benar untuk Berbagai Keperluan
Contoh Penulisan Surat Penawaran Harga dalam Bahasa Inggris
Agar kamu tidak bingung gimana penulisan surat penawaran harga dalam bahasa Inggris, berikut contoh berdasarkan elemen yang tercantum di atas:
Contoh 1
[Your Company Name]
[Your Address]
[City, State, ZIP Code]
[Email Address]
[Phone Number]
Date: [Month Day, Year]
To:
[Client’s Name]
[Client’s Company Name]
[Client’s Address]
[City, State, ZIP Code]
Subject: Quotation for [Product/Service Name]
Dear [Client’s Name],
We are pleased to provide you with our quotation for [Product/Service Name]. Please find below the details of our offer:
- Product Description
– Product Name: [Product Name]
– Description: [Detailed Description of the Product]
- Total Quantity
– Quantity Offered: [Total Quantity of Product]
- Price Per Unit
– Unit Price: [Price per Unit]
– Total Price: [Total Amount]
- Terms and Conditions
– Payment Terms: [e.g., 30 days net]
– Delivery Terms: [e.g., delivery within 2 weeks]
– Return Policy: [e.g., returns accepted within 30 days]
– Cancellation Policy: [e.g., cancellation fees apply if canceled after confirmation]
- Validity Period
– Quotation Valid Until: [Expiration Date]
Specifying the validity period helps the client make timely decisions.
- Contact Information
For any questions or further information, please contact us at [Your Email Address] or [Your Phone Number].
Thank you for considering our offer. We look forward to the opportunity to work with you.
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Your Company Name]
[Your Signature]
Contoh 2
[Your Company Name]
[Your Address]
[City, State, ZIP Code]
[Email Address]
[Phone Number]
Date: [Month Day, Year]
To:
[Client’s Name]
[Client’s Company Name]
[Client’s Address]
[City, State, ZIP Code]
Subject: Quotation for [Product/Service Name]
Dear [Client’s Name],
Thank you for your interest in our products/services. Please find below our detailed quotation for [Product/Service Name]:
| Product Name | Product Description | Total Quantity | Price per Unit | Terms and Condition | Validity Period |
For further inquiries or additional information, please reach out to us at [Your Email Address] or call [Your Phone Number].
Best regards,
[Your Name]
[Your Position]
[Your Company Name]
[Your Signature]
